สรุปบทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

สรุปบทที่ 2

องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

องค์การ คือ หน่วยสังคมที่เกิดจากการรวมตัวของกลุ่มบุคคล โดยมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เดียวกัน มีการจัดการอย่าง เป็นระบบ ร่วมกันทำกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้   ลักษณะองค์การ นักวิชาการได้ศึกษาวิเคราะห์องค์การในแง่มุมต่าง ๆ กันในหลายลักษณะ สรุป ได้ดังนี้ 1. องค์การเป็นโครางสร้างของความสัมพันธ์  (Organization as a Structure of Relationship) แนวคิดนี้มององค์กร ในลักษณะหน่วยงานย่อยต่าง ๆที่มีความสัมพันธ์กัน มีการกำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานย่อย 2. องค์การเป็นกลุ่มของบุคคล (Organization as a Group of People) แนว คิดนี้มององค์การว่าเป็นกลุ่มบุคคลที่มี เป้าหมายร่วมกัน บุคคลจะแสวงหาความร่วมมือจากบุคคลอื่น ๆเสมอ ท างานร่วมกับบุคคลอื่นก็เพื่อสนองความต้องการของตน 3. องค์การเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ (Organization as a Function of Management) แนวคิดนี้มององค์การเป็น หน้าที่ส าคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารที่จะต้องท าการ จัดการเพื่อน าปัจจัยต่าง ๆขององค์การมาใช้ คือ คน เงิน วัสดุ และอุปกรณ์ ต่าง ๆ  4. องค์การเป็นกระบวนการ (Organization as a Process) แนวคิดนี้มององค์การเป็นกระบวนการจัดกลุ่มงานที่มี ลักษณะคล้ายคลึงกันมารวมกันไว้ มีการแบ่งงานกันท าตามความถนัดและร่วมมือกันท างาน  5. องค์การเป็นระบบอย่างหนึ่ง (Organization as a System) แนว คิดนี้มององค์การเป็นระบบเปิดประกอบด้วยระบบ ย่อย ๆโดยมีปัจจัยน าเข้า (input) กระบวนการ (process)  ผลผลิต (output) ข้อมูลย้อนกลับ (feed-back) และสิ่งแวดล้อม (environment) 

องค์ประกอบขององค์การ คือ 

1. กลุ่มบุคคล  

2. มีเป้าหมายร่วมกัน  

3. การกำหนดหน้าที่  

4.การแบ่งงานความสัมพันธ์ระหว่างกัน

   

โครงสร้างองค์การ (Organization  Structure)  หมายถึง  ระบบการติดต่อสื่อสาร และอ านาจบังคับบัญชาที่เชื่อมต่อ คน และกลุ่มคนเข้าด้วยกัน  เพื่อท างานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมายขององค์การ 

โครงสร้างขององค์การประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้ 

1. วัตถุประสงค์ (Objective)   

2. ภาระหน้าที่ (Function)   

3. การแบ่งงานกันทำ (Division of Work)   

4. การบังคับบัญชา (Hierarchy)   

5. ช่วงของการควบคุม (Span  of  Control)   

6. เอกภาพการบังคับบัญชา (Unity  of  Command)   

รูปแบบองค์การ รูปแบบที่เป็นทางการ  เป็นองค์การที่มีการรวมตัวกันของกลุ่ม อย่างมีระบบ แบบแผน ชัดเจน  ครอบคลุมทุกส่วนของ การปฏิบัติงาน  เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ รูป แบบที่ไม่เป็นทางการ  เป็นองค์การที่มีการรวมตัวกันของกลุ่ม  อย่างไม่มีระบบของการบริหารไม่กฎเกณฑ์  ไม่ ระเบียบข้อบังคับของการปฏิบัติงาน 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัย (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ

การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้ 

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน

4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล

ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่

ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)

ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)

ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)

การตัดสินใจ กระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

1.การใช้ความคิดประกอบเหตุผล (Intelligence)   เป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาหรือโอกาสที่เกิดขึ้น ทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อแยกแยะและกำหนดรายละเอียดของปัญหาหรือโอกา

2.การออกแบบ (Design)   เป็นขั้นตอนของการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมถึงการตรวจสอบและประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหา ซึ่งอาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกต่าง ๆ ในการแก้ปัญหา หรือออกแบบหนทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

3.การคัดเลือก (Choice)   ผู้ตัดสินใจจะเลือกแนวทางเลือกที่เมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด โดยอาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนของแต่ละแนวทางเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้เลือกแนวทางที่ดีที่สุด

4.การนำไปใช้ (Implementation)  เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติและคิดตามผลของการปฏิบัติเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพหรือมีข้อขัดข้องประการใด จะต้องแก้ไข้หรือปรับปรุงให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์อย่างไร

ระดับของการตัดสินใจภายในองค์การ 

การตัดสินใจสามารถถูกจำแนกให้สอดคล้องกับระดับของการจัดการออกเป็น 3 ระดับ 

1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)  การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่ให้ความสนใจในอนาคต เช่น การกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์การ การกำหนดนโยบายและการวางแผนระยะยาว เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยทั่วไปสิ่งแวดล้อมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีความไม่แน่นอน และไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าได้

2. การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) การตัดสินใจเชิงยุทธวิธีเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งจะเกี่ยวกับการจัดการเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้ การตัดสินในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับปัญหาในลักษณะแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น กาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การจัดสรรงบประมาณ การกำหนดการผลิต การกำหนดยุทธวิธีทางการตลาด การวางแผนงบประมาณระยะกลาง และการทำโครงการต่าง ๆ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

3.การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operational Decision Making)  การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการหรือหัวหน้างานซึ่งเกี่ยวข้องกับงานประจำหรือการปฏิบัติงานเฉพาะด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานเหล่านั้นได้ตามแผนที่วางไว้อย่างสำเร็จและมีประสิทธิภาพ เช่น การตัดสินใจในกระบวนการสั่งซื้อการควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในระดับนี้เป็นการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบมีโครงสร้าง ซึ่งหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าและทำการตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติเนื่องจากจะเป็นปัญหาในเรื่องที่ซ้ำ ๆ กัน ตัวอย่างของการตัดสินใจ เช่น การกำหนดเวลาสั่งสินค้าคงคลังจำนวนวัตถุดิบที่จะสั่งซื้อแต่ละครั้ง การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ และการมอบหมายงานให้พนักงานเป็นรายบุคคล